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Herausforderung: Ressourcenplanung und Produktivität im Multiprojekt-Management

Viele Projektteams haben nicht die ideale Situation, vollständig und kontinuierlich auf einem oder wenigen Projekt zu arbeiten: sie müssen die Herausforderung meistern, mehrere oder viele Projekte mit veränderlichen Kapazitätsbedarfen für verschiedene Rollen parallel zu besetzen. Eine effiziente Ressourcenplanung ist gefragt. 

Insbesondere wenn mehrere Projekt Manager oder Product Owner die gleichen Team Mitglieder in ihren Projekten einsetzen, können in der entsprechenden Dynamik häufig unbemerkt folgende Effekte auftreten:

  • Konkurrierende Einsatzplanungen und Bedarfe
  • Kurzfristig wegfallende Bedarfe
  • Mangelnde Vorausplanung der Bedarfe
  • Zeitlich verteilte, teilweise Einplanung von Mitarbeitern
  • Übersehene Abwesenheiten von Mitarbeitern
  • Abweichung von Kapazitäten und Aufwandsschätzungen

Dies kann zu Überlastungen, Unterlastungen und Fragmentierungen, d.h. häufigen Aufgaben- und Kontextwechseln, führen und damit nicht nur zu negativen Auswirkungen auf die Produktivität, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Um dies zu vermeiden, sind neben geeigneten organisatorischen Abläufen auch passende Werkzeuge zur Ressourcenplanung notwendig.

Lösung: (einfache) Werkzeuge für die Ressourcenplanung

Die Lösung Jira von Atlassian bietet bereits im Standard die Möglichkeit, Projekte, Aufgaben und zuständige Mitarbeiter zu steuern. Häufig wird tatsächlich ergänzend hierzu noch Excel verwendet, um die Projekte mit Kapazitäten abzugleichen, was aufwändig und mangels Integration und Aktualität ineffizient ist.

Auch einige Plugins von Drittherstellern bieten Erweiterungen für das Management großer Projekt Portfolios. Diese erfordern aber auch entsprechend umfangreiche Konzepte und Konfigurationen – und verursachen unter Umständen hohen, komplexen Pflegeaufwand. Häufig sind daher deutlich einfachere und grundlegendere Mittel wesentlich hilfreicher.

Eine Übersicht aller Bedarfe aus den Projekten sowie aller verfügbaren Ressourcen ist hierbei zentral. Im Detail benötigen die Verantwortlichen folgende Informationen:

  • Wie viele und welche Ressourcen sind in aktuellen und anstehenden Projekten notwendig?
  • Welche Mitarbeiter sind im Projektzeitraum mit welcher Kapazität verfügbar?
  • Welche Kapazitäten fehlen und müssen noch zusätzlich besetzt werden?
  • Welche Mitarbeiter sind kurz- und mittelfristig in welchem Umfang abwesend?

Hierfür ist die Jira Resource Management App von AIM ist aus der eigenen, langen Praxiserfahrung unseres Teams in vielen Projekten entstanden und schrittweise weiter entwickelt worden.

Es bietet folgende einfach zu nutzende, pragmatische Werkzeuge, die sich nahtlos und direkt mit JIRA Projekten integrieren:

  • Erfassung verfügbarer Mitarbeiter Kapazitäten
  • Erfassung von Abwesenheiten
  • Management von Projekt Einsätzen/Bedarfen
  • Analyse von Abweichungen zwischen Plan und Ist Kapazitäten
  • Abgleich von Aufwandsschätzungen und Kapazitäten für Sprints

Darüber hinaus können auch noch nicht angelegte Projekte, z.B. aus kurz vor Abschluss stehenden Verkaufschancen, sowie noch nicht konkret besetzte Stellen bereits vorausschauend eingeplant werden.

Kapazitäten und Abwesenheiten

Um Kapazitäten ermitteln zu können, werden die grundlegende Verfügbarkeiten sowie die Abwesenheiten von Teammitgliedern erfasst und gepflegt.

Die Teammitglieder ergeben sich aus den Jira Benutzern, können aber auch um frei definierte Ressourcen erweitert werden. Auf dieser Basis werden realistische Einsatzplanungen ermöglicht und „Überraschungen“ durch übersehene Abwesenheiten frühzeitig vermieden

Bedarfe und Einsatzplanungen

Aus Bedarfen in den Projekten können schnell verschiedene Arten von Einsatzplanungen manuell und automatisiert erzeugt werden und sind dann sofort im Überblick verfügbar:

 

 

Unter- und Überlastungen werden farblich visualisiert und sind damit schnell erkennbar. Private und global verfügbare Filter erlauben die schnelle Navigation auch bei großen Projekt-Portfolios und Teams.

Durch den Wechsel von Projekt- zu Mitarbeiter-Perspektive können zudem fragmentierte Einsätze im Überblick erfasst und z.B. durch zeitliche Bündelung oder geschicktere Verteilung im Team gelöst werden.

Als Grundlage für die Verbesserung des Planungsprozesses stehen zudem Vergleiche mit den tatsächlich erfassten Zeiten zur Verfügung.

Projekt Teams haben hiermit für die Abstimmung und Lösung der oben genannten Herausforderungen eine optimale und zielführende  Grundlage.

Teamleiter und Manager können sich darüber hinaus schnell einen Überblick über die Auslastungssituation ihrer Teams verschaffen.

Abgleich mit Sprint Aufwänden

Wenn Sie mit Aufwandsschätzungen in Ihren Sprints arbeiten, fehlt häufig immer noch die Möglichkeit diese mit den verfügbaren Kapazitäten abzugleichen.

Diese Lücke kann durch einen direkten, im Sprint Planning sofort verfügbaren Vergleich für alle beteiligten Teammitglieder geschlossen werden:

Einfache Anpassbarkeit und Workflows

In der Regel ist die Standard Konfiguration des Resource Management Plugin direkt nutzbar – aber natürlich sind auch flexible Anpassungen z.B. der Farbgebungen nutzbar.

Optional können auch Jira Workflows für Genehmigungsprozesse von Kapazitäten, Abwesenheiten und Einsatzplanungen genutzt werden.

Probieren Sie es aus – Wir unterstützen Sie!

Starten Sie direkt und unkompliziert mit einer Testversion aus dem Atlassian Marketplace. Natürlich unterstützen wir Sie auch gerne mit einer individuellen Demo – kontaktieren Sie uns.

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