Die richtige Atlassian Lizenzstrategie für Ihr Unternehmen

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Atlassians Jira und Confluence halten aus verschiedenen Gründen Einzug in die Unternehmen – sei es um mehr Transparenz im Projektmanagement zu schaffen, die Zusammenarbeit der Kollegen an unterschiedlichen Standorten zu verbessern oder aber Standardprozesse flexibel abbilden zu können. Vor diesem Hintergrund wird deutlich, dass der Bedarf an die Werkzeuge auch zunehmend aus den unterschiedlichen Unternehmensteilen kommen kann. Neben den klassischen Wegen aus der IT, dem Projekt- oder Programmmanagement oder dem Service können die Tools auch über Marketing, HR oder Controlling in die Organisation Einzug halten.

Die richtige Atlassian Lizenzstrategie

Nachdem der Einstieg meist einfach und reibungslos vonstattengeht, sehen sich viele Unternehmen mit fortschreitenden Rollout der Werkzeuge ins Unternehmen, bei Hinzunahme von Add-ons oder Erweiterung der Produktpalette (Bitbucket, Service Desk, Opsgenie usw.) mit der Frage konfrontiert, welche der Betriebsvarianten von Atlassian die richtige für die eigene Organisation ist und wie eine mittel- bis langfristige Strategie in Bezug auf die Atlassianlandschaft aussehen kann.

Diese Varianten sind generell möglich:

Server

Der On-Premise Betrieb der Atlassianwerkzeuge ist gerade im deutschen Mittelstand immer noch die weit verbreitetste Variante.

Die Instanzen können im Rechenzentrum (Inhouse oder bei einem Partner) oder auch einem Cloudanbieter installiert werden.

Datenhoheit, Aktualisierungszyklen (Updates/Upgrades) und Nutzung liegen im eigenen Unternehmen und werden durch die Mitarbeiter oder den Atlassianpartner übernommen.

Data Center

Steigen Nutzerzahlen, Datenvolumen oder konkurrierende Zugriffe werden zunehmend unternehmenskritischere Prozesse in den Werkzeugen abgebildet, kann der Wechsel in eine Data Center Instanz sinnvoll sein.

Auch hier ist der On-Premise Betrieb im Rechenzentrum oder bei einem Cloud-Anbieter möglich. Im Unterschied zu der oben beschriebenen Serverversion können die Instanzen aber über mehrere Knoten verteilt und damit die zugrunde liegende Infrastruktur hochverfügbar ausgelegt werden.

Cloud

Mit der zunehmenden Berücksichtigung der Anforderungen der DSGVO zum Beispiel hinsichtlich Anonymisierung von Nutzern und der angekündigten Sicherstellung der Lokalisierung der Daten wird auch die von Atlassian angebotene Cloud-Instanz für viele Unternehmen interessant, die sich bislang gegen die Verlagerung ihres On-Premise Betriebs entschieden hatten.

Insbesondere vor dem Hintergrund fehlender Ressourcen oder dem noch aufzubauenden Know-how hinsichtlich Systemwartung und Monitoring kann diese Variante auch finanziell bis zu einer bestimmten Nutzerzahl von Interesse sein.

Wieso Sie Ihre Atlassian Lizenzstrategie hinterfragen sollten:

Auch wenn sich die Varianten erst einmal klar darstellen, kommen spätestens im Hinblick auf das Lizenzmodell und den verbundenen Lizenzkosten für Kernprodukte und Add Ons als auch den späteren Betriebskosten erste Fragen auf. Insbesondere die Nutzerpaketierung der Lizenzen in der Server (25, 50, 100, 250,…) und Data Center (500, 1000, 2000,…) Varianten und der in Realität oftmals langsam, sukzessive ansteigenden Nutzerzahlen führt zu Unsicherheit und Unzufriedenheit hinsichtlich des bestmöglichen Einsatzes.

Vielfach ist es aus diesem Grund notwendig die bestehende Infrastruktur zu analysieren und entsprechende Maßnahmen für den zukünftigen Systemaufbau abzuleiten.

Wie hoch sind Systemlast, Datenvolumen und Nutzerzugriffe?
Welche Prozesse werden in den Systemen abgebildet und was wird zukünftig noch hinzukommen?
Sind alle Add-ons auch für alle Nutzer relevant (bezahlt wird immer für die gesamte Instanz)?
Welche Erwartungen an Wachstum, Sicherheit und Verfügbarkeit bestehen?

Neben der Konsolidierung in einer großen Instanz, kann auch der föderale Betrieb von autonomen Instanzen, die aber dennoch verbunden und interoperabel sind eine sinnvolle und kostensparende Alternative sein, insofern Atlassian selbst hierfür bereit zahlreiche Bordmittel zur Verfügung stellt und diese durch entsprechende Erweiterungen noch weiter automatisiert werden können.

Haben Sie noch Fragen oder Anregungen zum Artikel oder brauchen Sie unterstützung bei Ihrer Atlassian Lizenzstrategie? Dann kontaktieren Sie mich gerne direkt unter chilber@agile-im.de

Carsten Hilber

Bereichsleiter, AIM