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Scrum bleibt ein recht klares Framework – im Grundsatz 5 Events, 3 Akteure, 3 Artefakte. Je nachdem wie das Framework in einem Team ausgeprägt wird, werden auch zusätzliche, oftmals unterstützende Rollen geschaffen und kleinere Meetings, wie etwa ein wöchentliches Backlog Refinement, sukzessive als eigenständiges Event etabliert.

Insbesondere die Retrospektive am Ende eines Sprints wird von Teams als sinnvolles Mittel verstanden auf Basis von Ereignissen im Sprint, Verbesserungen in den Gesamtprozess einfließen zu lassen. Je nach Teamzusammensetzung und Einbettung in die Organisation kann es auch als Ventil genutzt werden, die eigene und die Teamarbeit, abseits vom eigentlichen Liefergegenstand, kritisch zu hinterfragen und aufzuarbeiten.

Um so länger ein Projekt andauert, desto öfter lässt sich in den Scrum-Teams beobachten, dass Retrospektiven nur noch sporadisch besucht, verkürzt oder irgendwann komplett ausgesetzt werden. Die Gründe hierfür sind sehr unterschiedlich, hier unsere Top 3:

Das Gegenteil von Gut ist…

Zu Recht sind Timeboxing und Priorisierung ein immer wieder zu forcierendes Element bei der Durchführung von Scrum Events. Gerade zum Start einer Projekt- oder Produktentwicklung geht es in den Retrospektiven hoch her. Die Beteiligten versucht alle Themen zu adressieren, die im letzten Sprint aufgefallen sind und diese möglichst mit jedem Beteiligten zu diskutieren. So dieser Prozess überhaupt durchgestanden wird, werden anschließend für möglichst viele der Punkte, Action Items oder Maßnahmen zur Verbesserung definiert. Umgesetzt werden kann aber in der nächsten Iteration nur ein Teil der Maßnahmen und sukzessive tritt Resignation hinsichtlich der Sinnhaftigkeit dem Aufzeigen von Verbesserungen ein.

Ein übliches Vorgehen zur Vermeidung dieser Spirale ist bereits zum Start der Scrum Sprint Retrospektive die Teammitglieder kurz aufzeigen zu lassen, was grob an Themen mitgebracht wurde. Sind es bspw. mehr als 5, bekommt jeder 3 Minuten Zeit für eine schnelle, eigene Priorisierung – die 5 Themen mit der höchsten Priorität werden aufgenommen. Sollten immer noch zu viele, unterschiedliche Aspekte genannt werden, ist das gesamte Team in der Retro noch einmal aufgefordert nach zu priorisieren.

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Es sind (doch immer) die anderen

Arbeiten Menschen zusammen, kommt es naturgemäß zu Reibungen, sei es in den unterschiedlichen Herangehensweisen, der Art der Umsetzung oder schlicht der Form der Kommunikation im Team. Einfach gesagt -> das gehört dazu.

In Bezug auf die Scrum Sprint Retrospektive kann dies allerdings problematisch werden, wenn der Zorn auf einen bestehenden Sachverhalt überhandnimmt, sich hierdurch Formulierungen zunehmend negativ ausprägen und/oder einzelne Personen im Team für empfundene Fehlleistungen beschuldigt werden.

Retrospektiven funktionieren als Safe Harbour. Die Grundannahme aller Beteiligten muss sein, alle wissen, dass jeder – natürlich abhängig von Situation, Zeit, Fähigkeiten und verfügbaren Ressourcen – die beste Arbeit geleistet hat, die er konnte. Unabhängig davon, welche Themen im Meeting angesprochen werden. Beschuldigungen einzelner Personen führen zu Unsicherheit und schlussendlich auch der Vermeidung der Situation und einem vielleicht nur noch sporadischen erscheinen.

Hat man diesen Mechanismus in einer Retrospektive entdeckt, ist neben dem Aufzeigen dieses Sachverhalts und ggf. der direkten Ansprache des Initiators eine gute Methode einen kurzen Safety Check (1 = „Ich fühle mich wirklich unwohl und würde das Meeting gerne verlassen!“ bis „5 = Ich bin froh meine Themen und Gedanken mit meinem Team teilen zu können“) als Abschluss der Retro durchzuführen.

Die Retrospektive ist einfach nur langweilig…

Zugegeben ist Langeweile immer sehr subjektiv und ja in vielen Teams gibt es auch immer den oder die eine, die sich im Sprint bereits mit vielen Themen und Situationen auseinandergesetzt hat und im eigentlichen Meeting keinen aus ihrer Sicht neuen Erkenntnisse ziehen kann. Nicht zuletzt können insbesondere in großen Organisationen/Unternehmen Maßnahmen vielfach nicht so schnell umgesetzt werden, wie die Sprints iterieren und spätestens nachdem man einen Sachverhalt zum dritten Mal formuliert, priorisiert und gegebenenfalls auch diskutiert hat, wird es für alle Beteiligten zäh.

In diesen Momenten ist nun tatsächlich die Kreativität des Scrum Master und des Teams gefragt. Sind mittlerweile vorwiegend bekannte Themen am Board, ist vielleicht eine gewisse Sättigung und mal positiv auch Baseline an Problemen erreicht. Das Team kann sich darauf konzentrieren sich weiter zu entwickeln und zusätzliche Fragestellungen (wie sind wir mit den agilen Werten umgegangen, können wir hinsichtlich Performance/Burn Down noch zulegen, wie entwickelt sich unsere Qualität in den letzten Sprints – gab es für gut oder schlecht noch Aspekte, die wir bislang nicht betrachtet haben – zu behandeln.

Hierneben empfiehlt es sich auch immer wieder neue Formate für die Scrum Sprint Retrospektive mit dem Team zu testen. Vielfach hilft es schon Themen noch einmal anders anzugehen, wie in diesen drei Beispielen:

https://retromat.org/

http://www.funretrospectives.com/

https://www.shoplabor.com/blog/8-formate-die-ihre-retrospektive-aufpimpen/

Haben Sie noch Fragen oder Anregungen zur Retrospektive? Dann kontaktieren Sie mich gerne direkt unter udaniel@agile-im.de

Ulf Daniel

Bereichsleiter & Agile Coach, AIM

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