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Wikis sind die Bibliotheken des 21. Jahrhunderts. Sie enthalten das gebündelte Wissen zahlreicher Menschen, auf das durch die Plattform jederzeit zugegriffen werden kann. Im Internet sind viele solcher Wikis zu finden. Sei es Wikipedia für alltägliches Wissen oder WikiHow für Tutorials und Anleitungen. Viele Medien und Marken haben mittlerweile eigene Wikis, in denen die Nutzer ihr Wissen über das Produkt mit der Fanszene teilen. Das Besondere dabei ist, dass die gesammelten Informationen nicht von der Firma oder Organisation stammen, durch die das Wiki betrieben wird. Der Inhalt stammt aus dem Wissens- und Erfahrungsschatz der Nutzer und ist für andere Nutzer geschrieben worden.

Wissensmanagement in Unternehmen

Die Idee von einem Wiki lässt sich auch auf Unternehmen übertragen. Mitarbeiter sammeln während ihrer Arbeitszeit Unmengen an Wissen und Informationen, welches im Idealfall auch dem restlichen Unternehmen zur Verfügung stehen sollte. Leider ist die Verfügbarkeit in der Realität jedoch nicht gegeben. Zwar wird in einigen Unternehmen schon mit Firmenwikis gearbeitet, doch sind diese oftmals zerstreut, nicht zentral oder haben keine Möglichkeit Dateien oder andere Kommunikation zu erfassen.

Oft sind Anweisungen, Redaktionspläne oder Strategiepapiere über Excel- und Word-Dokumente auf verschiedenen Servern verstreut, oder sogar handschriftlich auf den Arbeitsplätzen der Kollegen zu finden. Dadurch steht das benötigte Wissen nicht dann zur Verfügung, wenn es benötigt wird.

Die verschiedenen Teams der Unternehmen haben eigene Wissenssilos erstellt und geben ihr Wissen exklusiv durch PDF- und Word-Anleitungen weiter. Diese sind meist jedoch von den Vorgesetzten geschrieben worden und als direkte Dienstanweisungen an die restlichen Mitarbeiter zu sehen. Dabei bleibt jedoch kein Raum zur Diskussion und keine Möglichkeit Änderungsvorschläge einzureichen. Der freie Austausch und Informationsfluss über die Abteilungen hinweg, der eine Erhöhung der Produktivität zur Folge hätte, wird somit verhindert.

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Confluence als hilfreiche Lösung

Bei der Software Confluence handelt es sich um eine kommerzielle Wiki-Software des Herstellers Atlassian. Confluence dient der Kommunikation und Wissensdokumentation in Organisationen und Unternehmen. Dabei kann Confluence sowohl für den internen Austausch, als auch für die Unterstützung der Kommunikation an die Öffentlichkeit eingesetzt werden.

Durch die Nutzung von Confluence kann dem oft vorherrschenden Informations- und Kommunikationschaos in Firmen entgegengewirkt werden, indem das Wissen der Mitarbeiter zusammengeführt und die Kommunikation vereinfacht wird. Die Transparenz der Kommunikation innerhalb des Unternehmens wird gewährleistet, wodurch Kommunikationskontexte erhalten und Informationsverlust erspart bleibt.

Die zentrale Speicherung von Dokumenten und vorangegangener Kommunikation, kommt hierbei vor allem neuen Mitarbeitern zugute. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist durch die Schaffung von klaren Strukturen und Dokumentationen stark vereinfacht. So können während der Einarbeitung Ressourcen und Zeit gespart werden, da sich der neue Mitarbeiter besser in die schon bestehenden Strukturen einfinden kann und sich benötigte Informationen selbstständig beschaffen kann. Auch der Ausfall von Kollegen kann durch ein Wiki teilweise kompensiert werden, da die zentral gespeicherten Dokumentationen und Dokumente auch anderen Mitarbeitern Zugriff auf die Arbeitsfortschritte gewähren und Einarbeitungsphasen verkürzen können.

Ein weiterer Vorteil der zentralen Speicherung von Dokumenten ist, dass Personen, die zusammen an einem Projekt arbeiten, mit dem Wiki eine zentrale Anlaufstelle für alle Daten bezüglich des Projektes haben und zeitgleich an den Dokumenten arbeiten können.

Ein solches Wiki trägt zur Zentralisierung der Dokumente und Kommunikation von Teammitgliedern bei, indem diese an einem Ort gehalten wird. Durch diese Taktik wird ein Wildwuchs von Daten verhindert, der sich durch die Kommunikation in verschiedensten Kanälen und Dateien mit unterschiedlichen Versionierungen auf den verschiedenen Firmenservern äußern würde. Confluence gewährleistet allen Beteiligten den direkten Zugriff auf die Informationen. Versionierungen werden sofort durch die aktuelle Version ausgetauscht, dabei wird die Dokumentation der Dateien automatisch abgelegt.

Diese Funktionalitäten werden durch Schnittstellen für andere Programme ergänzt, die eine nahtlose Einbindung von Programmen wie Jira, Microsoft Teams und anderen Applikationen, die für eine agile Arbeitsweise benötigt werden, ermöglichen. Hierneben können über den Einsatz von Add-ons zusätzliche Funktionalitäten ergänzt werden, die beispielsweise Freigabeworkflows von Dokumenten steuern. Der Grundgedanke ist auch hier die Vereinheitlichung. Wenn die Programme zusammenspielen und Daten nahtlos austauschen, werden unnötige Redundanzen und das Arbeiten mit doppelten Inhalten vermieden. 

Der Wiki Grundgedanke

Die Arbeitsweise in Unternehmen entwickelt sich stets hin zu flacheren Hierarchien und einem gemeinsamen Miteinander. Anstelle einer top-down-Kommuniaktion, wird der Austausch unter Kollegen immer wichtiger. Ein Wiki verfolgt genau diesen Grundgedanken. Die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander und die Identifikation mit dem Unternehmen wird durch die Möglichkeit der Mitgestaltung gestärkt. Jeder Mitarbeiter kann durch das Wiki einen Beitrag leisten, um das Unternehmen voran zu bringen und seiner Stimme Gehör zu verschaffen. Daneben bietet das Wiki eine Möglichkeit des Austausches und einen Weg das Feedback der Kollegen für die eigene Arbeit einzuholen.

Confluence als Wiki für Ihr Unternehmen

Die Einführung eines Wikis in Unternehmen kann die internen Abläufe verbessern und die Arbeit effektiver gestalten. Auch der Mitarbeiterzusammenhalt wird durch die Zusammenarbeit in einem Wiki gefördert. Daher ist es höchste Zeit für Unternehmen Ihren Mitarbeitern eine Plattform zum Austausch zu geben und die Effizienz der Mitarbeiter nachhaltig zu steigern.

Ein Wiki in Confluence kann die zentrale Informationsquelle in Unternehmen werden, um einen transparenten und effizienten Wissensaustausch unter Kollegen, als auch mit Kunden zu bewerkstelligen.

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