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Mit zunehmender Nutzung von Atlassians Jira und Confluence in Unternehmen, häufen sich bei unseren Kunden die Nachfragen inwiefern Funktionsbereiche und Prozesse außerhalb der Produkt- und Softwareentwicklung oder dem Projektmanagement sinnvoll in den Werkzeugen abgebildet werden können und in welchen Fällen wir dies sogar explizit empfehlen. Geht es bei Confluence vielfach noch um die Schaffung einer Plattform zur gemeinsamen Arbeit an Dokumenten und Wissen, so liegt bei Jira der Mehrwert häufig darin, dass Prozesse abgebildet werden können, an denen viele unterschiedliche Parteien/Personen beteiligt sind und die Lenkung von Informationen und Entscheidungen im Vordergrund steht.

Bewerbermanagement

Ein gutes Beispiel für einen solchen „verteilten“ Standardprozess ist die Bearbeitung von Bewerbern in einem Unternehmen. Bewerber sind – je nach Tätigkeitsbereich – rar und heiß umkämpft. Nicht zuletzt kommt es bei der Bearbeitung der Bewerbung darauf an, schnell und professionell zu reagieren. Spätestens mit Einzug von Home Office Tagen aufgrund von Corona, ist es notwendig dass eine Bewerbung digital durch das Unternehmen geleitet wird, sodass neben einer Empfangsbestätigung auch zeitnah die Unterlagen von den Kollegen im Fachbereich gesichtet und den Kandidaten eine Rückmeldung über Status und das weitere Vorgehen (Rückmeldung, ob weitere Informationen benötigt, erstes Telefoninterview, Einladung zum persönlichen Gespräch usw.) gegeben werden. Für die beteiligten Kollegen muss jederzeit einsehbar sein, in welchem Status sich die Bewerbung gerade befindet, eigene To-Dos anstehen und welches die nachfolgenden Bearbeitungsschritte sind.

Zahlreiche Anbieter haben spezialisierte Werkzeuge zur Unterstützung des digitalen Bewerbermanagements entwickelt. Setzen Sie bereits Jira in Ihrem Unternehmen ein, empfehlen wir zu prüfen, ob zur Unterstützung Ihres Bewerbermanagements nicht auch Jira mit nur wenigen Anpassung verwendet werden kann.

So verwenden wir Jira im Bewerbermanagement

In der AIM nutzen wir für die Bearbeitung von Bewerbern ein eigenes Projekt, in dem ein neuer Vorgangstyp (Bewerber) angelegt ist, der uns die Möglichkeit gibt alle relevanten Daten des Bewerbers inkl. der Anlagen zu erfassen. Alternativ werden eingehende Bewerbungen über einen Mailhandler automatisiert als Ticket im Projekt angelegt – auch wenn in diesem Schritt noch manuelle Nachbearbeitung notwendig ist, ist damit bereits sichergestellt, dass die Bewerbung im System verzeichnet ist.

Im Projekt nutzen wir einen individuellen Workflow zur Weitergabe der Bewerbung an und zwischen den relevanten Personen. Über die Berechtigungen ist ausgesteuert, dass der Zugriff auf die Unterlagen auf den relevanten Nutzerkreis beschränkt ist, nichtsdestotrotz können Vorgänge aber auch hier einzelnen Personen außerhalb der berechtigten Gruppe (Personalabteilung, Management, FiCo, o.ä) zur Einsicht zur Verfügung gestellt werden. Der Vorteil an der Verwendung von Jira in diesem Prozess ist, dass der Workflow komplett individuell ausgestaltet und damit auch für kleine Einheiten separat ausgeprägt werden kann.

Als zusätzliche visuelle Unterstützung nutzen wir ein Kanban Board, so dass den Kollegen jederzeit klar ist, in welchem Status sich eine Bewerbung befindet.

Was passiert mit den Daten?

Wird ein Kandidat eingestellt, erübrigt sich diese Frage. Mit einer Ablehnung entfällt allerdings der Zweck der Datenspeicherung und die Unternehmen sind verpflichtet, die Daten datenschutzkonform zu vernichten. Da ein abgelehnter Bewerber Rückfragen stellen oder auch gegen die Absage klagen kann und man für diesen Fall auf die Unterlagen zurückgreifen muss, liegt die maximale Aufbewahrungsfrist für Bewerbungsunterlagen nach Absage bei 6 Monaten.

In unserer Implementierung erfolgt die Löschung automatisiert nach der Frist über ein Skript. Unser Workflow bildet aber auch den Fall ab, dass wir die längere Datenspeicherung beim Bewerber erfragen (für den Fall, dass sich neue Vakanzen auftun) – erfolgt hierauf eine schriftliche Zustimmung des Kandidaten erhält der Vorgang den Status Bewerberpool, auf den das Löschskript nicht zugreift.

Gerne beraten wir Sie bei der Umsetzung Ihres individuellen Bewerbermanagements oder mit anderen Standartprozessen mit Jira.

Kontaktieren Sie mich gerne direkt unter udaniel@agile-im.de

Ulf Daniel

Atlassian Partner Manager, AIM

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