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Eine Vernachlässigung oder sogar das Fehlen eines systematischen Ressourcenmanagements führt zu folgenden vier Grundproblemen in abnehmender Offensichtlichkeit:

Überlastung: Das offensichtlichste und daher auch in der Regel transparente Problem ist die Überlastung insbesondere von Spezialisten und High Performern. Diese tritt aber natürlich nicht erst bei mehr als 100% expliziter Auslastung durch definierte Aufgaben ein. – Je nach Art der Tätigkeiten müssen zusätzliche implizite Aufwände für Rüstzeiten, Logistik, Administration usw. berücksichtigt werden. Stress und Produktivitätsverlust setzen daher spätestens schon bei deutlich weniger als 100% expliziter Auslastung ein. Die Entscheidung (Priorisierung), welche Aufgaben tatsächlich abgearbeitet werden, fällt dann häufig zufällig. Weitere Auswirkungen auf die Produktivität können „Flattern“ (- Panik, Springen, Kapitulation -) angesichts des Aufgabenberges, Zersplitterung (siehe unten) und ein Rückstau im ganzen Team sein.

Unterlastung: Weniger direkt sichtbar ist häufig die regelmäßige Unterlastung von Mitarbeitern. Schlimmstenfalls gehen die entsprechenden Kapazitäten unwiederbringlich verloren und werden auch nicht für interne Aufgaben (z.B. F&E, Weiterbildung, …) genutzt. Im ungünstigsten Fall werden Auslastungslücken unbemerkt durch unwichtige Aufgaben aufgefüllt und werden dadurch „getarnt“. Auch diese Problematik hat nicht nur auf Unternehmensebene, durch Verfehlung der angestrebten Produktivität, sondern bei den Mitarbeitern gravierende Folgen – z.B. Zweifel an Auftragsentwicklung und Erfolg des Unternehmens sowie Verfehlung persönlicher Ziele.

Zersplitterung: Vielfältige Ursachen führen zur Zersplitterung von Einsätzen – d.h. der Verteilung einzelner Mitarbeiter auf (zu) viele Projekte pro Zeiteinheit. Zum Beispiel das Übereinanderschichten gleichmäßig verteilter Teilzeiteinsätze durch verschiedene Projektmanager, falsche Kompromisse bezüglich besonders begehrter Spezialisten und eine (zu) hohe Anzahl von Portfolio Elementen bzw. Spezialisierungserfordernissen. In der Folge werden dann häufig auch noch mehr Mitarbeiter als eigentlich nötig auf die einzelnen Projekte eingeplant. In Summe treibt dies die (manuellen und geistigen) Rüstzeiten durch hochfrequente Aufgabenwechsel (Sägezahnkurve) sowie die Abstimmungsaufwände nach oben. Zusätzlich werden Flexibilität und Reaktionsmöglichkeiten innerhalb der einzelnen Projekte eingeschränkt.

Fehlende Stärkenorientierung: Am schwierigsten zu erkennen und erst recht zu lösen ist eine mangelnde Stärkenorientierung bei den Einsätzen der Mitarbeiter. Denn selbst wenn die ersten drei genannten Defizite nicht bestehen und der Ressourceneinsatz oberflächlich gut aussieht, ist dennoch nicht sichergestellt, dass die Mitarbeiter optimal eingesetzt sind. Dies gilt insbesondere für weiche, schwer zu greifende, aber auch für fachliche, sehr differenzierte Fertigkeiten. Für diesen Problembereich ist neben dem kapazitativen Ressourcenmanagement, welches die ersten drei Problemstellungen adressiert, zusätzlich ein Management der Fertigkeiten in Verbindung mit der Mitarbeiterentwicklung notwendig.

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Wenn diese Problematiken nicht hinreichend gelöst werden, können über unmittelbare operative Produktivitätsverluste hinaus schleichend, dauerhaft und vor allem wesentlich schwerer bemerkbar Vertrauensverlust und Demotivation bei den Mitarbeitern die Folge sein! Die negativen Wirkungen auf einzelne Mitarbeiter können sich zudem durch Abhängigkeiten und systemische Wirkungen von Engpässen noch weiter potenzieren und aufschaukeln.

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